Dashboard
Das Dashboard ist deine Kommandozentrale. Nach dem Einloggen siehst du sofort alles, was im Verein los ist – auf einen Blick, ohne Klicken.
- Mitgliederzahl und heutige Buchungen als Live-Zahlen
- Anstehende Trainings – deine nächsten Termine auf einen Blick
- Geburtstage dieser Woche – damit du keinen Glückwunsch vergisst
- Benachrichtigungen – neue Nachrichten, Buchungen, Club-News
- Spielergebnis eintragen – nach dem Match direkt das Ergebnis erfassen
Über den iCal-Export importierst du alle deine Buchungen direkt in Google Calendar, Apple Kalender oder Outlook.
Digitale Stecktafel
Die Stecktafel ist das Herzstück von courtpilot. Sie zeigt alle Plätze und Zeitslots eines Tages als übersichtliche Tabelle – genau wie die physische Stecktafel im Clubhaus, nur digital und in Echtzeit.
Einfach auf eine freie Zelle klicken, optional einen Mitspieler auswählen und buchen. Die Buchung erscheint sofort bei allen Mitgliedern, die gerade online sind – dank Echtzeit-Synchronisation über WebSockets.
7-Tage-Vorschau mit Icon, Temperatur und Niederschlag direkt auf der Stecktafel.
Verdrängungsregel und Abendbegrenzung sorgen für faire Platzverteilung.
Häufige Spielpartner als Favoriten markieren und beim Buchen mit einem Klick auswählen.
Auf dem Handy werden automatisch Initialen statt voller Namen angezeigt.
Trainingsverwaltung
Die größte Arbeitserleichterung für Trainer und Jugendwarte: Kompletter Drag & Drop Stundenplan, automatische Platzbuchung, Selbst-Anmeldung für Eltern & Spieler – und das alles in Echtzeit synchron auf allen Geräten.
Stundenplan wie in Excel – nur smarter
Ziehe Trainingsgruppen per Drag & Drop auf freie Slots. Der Editor erkennt sofort Konflikte, schlägt alternative Plätze vor und speichert automatisch bei jeder Änderung. Kein „Speichern"-Button, kein verlorener Stand.
- Sticky Header & erste Spalte – wie in Excel, auch bei 50+ Gruppen
- Live-Sync – mehrere Trainer können gleichzeitig planen, Änderungen erscheinen sofort
- Autosave – jede Änderung wird sofort gespeichert, nie wieder „Bitte speichern!"
- Touch-Support – am Tablet auf dem Sofa planen
- Konflikt-Erkennung – Kind in zwei Gruppen am selben Tag? Warnung in Echtzeit, akzeptierbar per Klick
- Automatische Platzbuchung – aus dem Stundenplan heraus werden die Plätze für 4 Wochen im Voraus reserviert
- Plätze & Tage frei konfigurierbar – Mo–So, auch nur 2 Plätze an Regentagen
- „Darf planen"-Rolle – Co-Trainer können mitplanen, ohne Admin-Rechte
- Detailliertes Audit-Log – jede Verschiebung nachvollziehbar, wer hat wann was geändert
Saisons statt Chaos: Jede Saison (Sommer, Winter, Jugend, Erwachsene) hat ihren eigenen Stundenplan. Ein Klick kopiert den Vorjahresplan – und du passt nur noch die Änderungen an.
Selbst-Anmeldung
Eltern und Spieler melden sich selbst für Trainings an – per Link oder direkt in der App. Der Jugendwart bekommt nur noch die fertige Liste. Saison-abhängig, mit Warteliste und automatischer Passiv-Aktivierung.
Saisons & Kopieren
Jugend- und Erwachsenen-Saisons strikt getrennt. Vorjahresplan mit einem Klick kopieren, Gruppen übernehmen, anpassen – fertig. Saison-Karten statt endloser Dropdowns.
Drei Trainingstypen
Stornierungen jederzeit – Kosten automatisch gutgeschrieben.
„Früher haben wir den Stundenplan in Excel gepflegt und drei Abende im Jahr mit dem Kopieren in die Platzbuchung verbracht. Das entfällt jetzt komplett."
Trainingsgruppen
Feste Trainingsgruppen machen Schluss mit manuellem Organisieren. Der Trainer erstellt eine Gruppe, ordnet Schüler zu – und ab da läuft alles automatisch.
Sobald ein Mitglied einer Gruppe zugeordnet ist, werden die Trainings automatisch für die nächsten 4 Wochen auf der Stecktafel eingetragen. Das System prüft täglich, ob neue Wochen gebucht werden müssen, und erstellt sie automatisch.
- Automatische Platzbuchung für 4 Wochen im Voraus
- Eigener Gruppenchat für jede Trainingsgruppe
- Mitglieder sehen Trainer, Termin, Platz und Mitspieler
- Schüler hinzufügen/entfernen mit automatischem Chat-Update
Mannschaften & Medenspiele
Die komplette Mannschaftsverwaltung für eure Ligaspiele – von der Teamaufstellung bis zum Endergebnis. Alles an einem Ort, statt verstreut über WhatsApp, Excel und Papier.
Teamverwaltung
Teams anlegen mit Name, Liga und Saison. Spieler hinzufügen, Kapitän bestimmen. Jedes Team hat automatisch einen eigenen Gruppenchat.
Verfügbarkeitsabfrage
Spieler melden per Klick: Ja, Vielleicht oder Nein. Die Übersichtstabelle zeigt sofort, wer verfügbar ist – keine Rückfragen nötig.
Aufstellung & Ergebnisse
6 Einzel und 3 Doppel aufstellen, Gegner eintragen, Satz-Ergebnisse erfassen. Das Gesamtergebnis wird automatisch berechnet.
iCal-Kalender-Abo
Alle Medenspiele als Kalender-Abo in Google Calendar, Apple oder Outlook. Neue Spiele und Ergebnisse werden automatisch aktualisiert.
Team-Chat
Jedes Team hat einen automatisch erstellten Gruppenchat. Neue Spieler werden hinzugefügt, entfernte Spieler entfernt – ohne manuellen Aufwand.
Rollenbasierte Rechte
Klare Berechtigungen: Spieler melden Verfügbarkeit, der Kapitän stellt auf und trägt Ergebnisse ein, Admins verwalten Teams.
Turniere
Ob Clubmeisterschaften, Saisoneröffnungs-Turnier oder Vereinsfest mit Tennis-Wettbewerb – mit courtpilot organisierst du alle Turniere digital. Kein Papier, kein Aushang, keine Zettelwirtschaft.
Mitglieder sehen alle anstehenden und vergangenen Turniere in einer übersichtlichen Liste. Per Klick geht’s zur Detailansicht mit Teilnehmerliste, Spielplan und Ergebnissen. Die Anmeldung erfolgt direkt über die App – der Admin sieht sofort, wer dabei ist.
- Turniere erstellen mit Datum, Format und Details
- Online-Anmeldung für Mitglieder
- Teilnehmerliste, Spielplan und Ergebnisse
Nachrichten & Push
Schluss mit der Vereins-WhatsApp-Gruppe. courtpilot hat ein integriertes Nachrichtensystem – für Einzelchats und Gruppenchats. Direkt in der App, ohne private Nummern teilen zu müssen.
Gruppenchats werden automatisch erstellt, wenn ein Trainer eine Trainingsgruppe anlegt oder ein Team entsteht. Alle relevanten Mitglieder sind sofort dabei. Neue Spieler werden automatisch hinzugefügt, entfernte Spieler werden entfernt.
- Direktnachrichten zwischen beliebigen Mitgliedern
- Gruppenchats für Teams und Trainingsgruppen
- Push-Benachrichtigungen – auch wenn die App geschlossen ist
- Echtzeit-Zustellung – Nachrichten erscheinen sofort
Partnerbörse
Lust auf ein Match, aber kein Spielpartner in Sicht? Mit der Partnerbörse findest du jederzeit einen passenden Mitspieler aus deinem Verein.
Erstelle ein Gesuch mit Datum, Uhrzeit und gewünschter Spielstärke. Andere Mitglieder sehen dein Gesuch und können sich melden. Oder stöbere durch bestehende Gesuche und reagiere auf passende Angebote. So steht niemand mehr allein auf dem Platz.
- Spielpartner-Gesuche mit Datum und Spielstärke
- Auf bestehende Gesuche anderer reagieren
- Favoriten-System für häufige Spielpartner
Gastspieler einladen
Du möchtest mit einem Freund spielen, der kein Vereinsmitglied ist? Kein Problem – lade ihn als Gastspieler ein. Ohne Registrierung, ohne Login.
Beim Buchen eines Platzes gibst du einfach den Namen des Gastes ein. Nach der Buchung wird ein QR-Code und ein Link generiert, den du dem Gast per WhatsApp, E-Mail oder SMS schicken kannst. Der Gast öffnet den Link und sieht sofort die Buchungsdetails – welcher Platz, wann und mit wem.
Gastspielgebühr
Der Administrator kann eine Gastspielgebühr konfigurieren (z.B. 5 €). Diese wird dem einladenden Mitglied automatisch über das Abrechnungssystem belastet.
Statistiken & Spielergebnis-Tracking
Wie oft spielst du? Wann am liebsten? Auf welchem Platz? courtpilot analysiert deine Buchungshistorie und zeigt dir deine persönlichen Spielmuster.
Nach jedem Einzelspiel kannst du das Ergebnis eintragen – Gewinner, Sätze und Scores. Diese Ergebnisse fließen in die Vereins-Rangliste ein und werden in deiner persönlichen Bilanz gezählt.
- Meine Spiele – Gesamtanzahl und häufigste Spielpartner
- Lieblingsuhrzeit & -platz als Balkendiagramm (Top 3)
- 24-Monats-Übersicht deiner Spielaktivität
- Jahresvergleich – dieses Jahr vs. letztes Jahr in Prozent
Rangliste
Die Vereins-Rangliste sortiert alle Mitglieder nach Leistungsklasse (LK). So siehst du auf einen Blick, wie du im Vergleich zu deinen Vereinskollegen stehst.
Neben der LK zeigt die Rangliste auch die Spielbilanz – z.B. „12S / 5N“ für 12 Siege und 5 Niederlagen. Diese Bilanz ergibt sich aus den eingetragenen Spielergebnissen und wird automatisch aktualisiert.
Spielergebnisse können nach jedem Einzelspiel (genau 2 Spieler) direkt über das Dashboard eingetragen werden – innerhalb von 7 Tagen nach dem Match.
Abrechnung
Jedes Mitglied hat ein persönliches Finanzkonto. Trainingskosten, Gastspielgebühren und Clubhaus-Bestellungen werden automatisch verbucht. Stornierungen erzeugen automatisch Gutschriften.
Die Transaktionshistorie zeigt übersichtlich alle Buchungen mit Datum, Beschreibung und Betrag. Admins können SEPA-Mandate verwalten und manuelle Korrekturen vornehmen. So behält der Verein den finanziellen Überblick, ohne Excel-Tabellen pflegen zu müssen.
- Automatische Verrechnung von Trainingskosten
- Transparente Transaktionshistorie für jedes Mitglied
- SEPA-Mandate und Daten-Export für Admins
Clubhaus
Das digitale Clubhaus verwandelt euer Vereinsheim in einen modernen Gastro-Betrieb. Mitglieder bestellen per App direkt von der Speisekarte – der Wirt sieht die Bestellung in Echtzeit auf seinem Dashboard.
Das Ganze funktioniert über ein bewährtes Deckel-System: Mitglieder laden Guthaben auf (Barzahlung beim Wirt) und bestellen per App. Die Kosten werden automatisch vom Guthaben abgezogen. Optional können Gäste auch Trinkgeld geben.
Speisekarte durchstöbern, bestellen, Guthaben-Stand sehen. Alles in der App.
Echtzeit-Bestellungen mit Sound-Alarm, Speisekarte verwalten, Bareinzahlungen erfassen.
Arbeitsstunden
Viele Tennisvereine verlangen von ihren Mitgliedern eine bestimmte Anzahl an Pflichtstunden pro Jahr. courtpilot digitalisiert den gesamten Prozess – vom Melden bis zum Genehmigen.
Mitglieder tragen ihre geleisteten Stunden mit Datum und Beschreibung ein (z.B. „Hecke geschnitten“). Die Stunden landen zunächst mit Status „offen“ im System. Der Admin prüft und bestätigt oder lehnt ab. Jedes Mitglied sieht jederzeit, wie viele Stunden es schon geleistet hat und wie viele noch fehlen.
- Stunden melden mit Datum, Dauer und Beschreibung
- Dreistufiger Status: offen, bestätigt, abgelehnt
- Jahresübersicht: geleistet vs. Pflichtstunden
Platzpflege
Wer walzt den Platz? Wer kehrt die Linien? Der digitale Platzpflege-Dienstplan organisiert, wer wann die Tennisplätze pflegt – fair und übersichtlich.
Der Kalender zeigt alle zugewiesenen Dienste. Mitglieder melden sich für freie Dienste an und markieren erledigte Aufgaben als „Erledigt“. Die geleisteten Stunden werden automatisch als Arbeitsstunden gutgeschrieben – ein Eintrag weniger, den man manuell machen muss.
Veranstaltungen & Events
Ob Grillabend, Sommerfest oder gemeinsamer Arbeitseinsatz – mit dem Event-System organisiert ihr euer Vereinsleben digital. Keine Papier-Listen, keine Doodle-Umfragen.
Es gibt zwei Event-Typen: Veranstaltungen für gesellige Anlässe und Arbeitseinsätze für gemeinsame Vereinsarbeit. Bei Arbeitseinsätzen werden nach Durchführung automatisch Arbeitsstunden für alle Teilnehmer gutgeschrieben.
- Events erstellen mit Details und Beschreibung
- Online-Anmeldung mit Teilnehmerliste
- Automatische Arbeitsstunden-Gutschrift bei Einsätzen
Schnuppertraining
Neue Mitglieder gewinnen – ganz ohne Aufwand. Interessenten können sich ohne Login und ohne Registrierung direkt für ein kostenloses Probetraining anmelden.
Die öffentliche Anmeldeseite zeigt alle Trainer, die Schnuppertraining anbieten – mit Foto und Beschreibung. Interessenten wählen einen Trainer, einen freien Termin aus den nächsten 4 Wochen und füllen ein kurzes Formular aus.
Der Trainer wird sofort per Push-Benachrichtigung und E-Mail informiert und kann direkt zusagen oder absagen. Der Interessent erhält eine automatische Bestätigungsmail. Admins konfigurieren Limits (z.B. max. 3 Schnuppertrainings pro Person).
Jugendtraining
Das Jugendprogramm macht die Organisation des Jugendtrainings für Eltern, Trainer und Admins einfach. Eltern melden ihre Kinder an, der Admin teilt die Gruppen ein, und schon kann es losgehen.
Eltern tragen ihre Kinder mit Name, Alter und Spielerfahrung ein und geben verfügbare Tage und bevorzugte Trainer an. Nach der Gruppeneinteilung durch den Admin sehen Eltern, in welcher Gruppe ihr Kind ist – mit Trainer, Tag, Uhrzeit und Mitspieler.
- Saison-Anmeldung mit Verfügbarkeit und Präferenzen
- Gruppeneinteilung nach Alter und Spielstärke
- Import/Export ganzer Saisons als JSON
Kiosk-Modus
Ein Tablet oder Monitor im Clubhaus wird zur Live-Informationstafel. Der Kiosk-Modus zeigt die aktuelle Platzbelegung, nächste Events und einen Lauftext mit Ankündigungen – alles in einer schönen Vollbild-Ansicht.
Die Einrichtung ist denkbar einfach: Der Admin aktiviert das Feature, vergibt einen Token und öffnet den Link auf dem Gerät. Kein Login nötig, die Daten aktualisieren sich automatisch in Echtzeit. Der Lauftext lässt sich jederzeit über die Einstellungen ändern.
ChatGPT-Integration
Die Zukunft der Platzbuchung. Mit der ChatGPT-Integration buchst du Plätze einfach per Sprachbefehl – so natürlich, als würdest du einem Freund schreiben.
Frage ChatGPT, welche Plätze morgen frei sind, buch dir Platz 3 um 10 Uhr mit Thomas oder storniere deine Buchung von gestern. Die KI versteht natürliche Sprache, greift auf die Vereinsdaten zu und führt die Aktion direkt aus – alles im Chat.
- Freie Plätze abfragen per Chat
- Plätze buchen per natürlichem Sprachbefehl
- Buchungen stornieren per Chat
- Natürliche Sprache – kein Lernen nötig
Sprachassistent
Einfach sprechen statt tippen. Der KI-Sprachassistent versteht natürliche deutsche Sprache und führt Aktionen direkt aus – mit Bestätigung vor jeder Aktion.
Ein Tipp auf den Mikrofon-Button genügt: „Buche morgen um 15 Uhr mit Thomas“, „Bestelle zwei Kölsch“ oder „Füge Apfelschorle für 3,50 auf die Karte“. Der Assistent analysiert die Anfrage per KI, zeigt eine Zusammenfassung und wartet auf dein OK. Danach wird die Aktion vorgelesen.
- Plätze buchen, stornieren & verschieben per Sprache
- Clubhaus-Bestellungen aufgeben: „Zwei Bier und eine Cola“
- Speisekarte verwalten: „Füge Kölsch hinzu, 0,2l und 0,3l“
- Sprachausgabe – der Assistent antwortet per TTS
- Phonetisches Matching – versteht auch undeutlich gesprochene Namen
Sprachassistent
Ich höre zu...
Speisekarte: Kölsch 0,2l (3,90€) und Kölsch 0,3l (4,90€) als Getränke hinzufügen?
Buchen, stornieren, bestellen, Speisekarte verwalten
Jugend-Anmeldung
Schluss mit Papier-Formularen und E-Mail-Chaos. Eltern melden ihre Kinder bequem online für die neue Saison an – von jedem Gerät, zu jeder Zeit.
Der 6-Schritte-Assistent führt durch Name, Alter, Spielerfahrung und Verfügbarkeit. Mehrere Kinder können in einer Anmeldung erfasst werden. Für jedes Kind lassen sich bevorzugte Trainer und gewünschte Trainingstage angeben. Der KI-Gruppenoptimierer berücksichtigt alle Angaben und teilt die Gruppen automatisch ein.
- Öffentlicher Anmeldelink – kein Login für Eltern nötig
- Mehrere Kinder pro Anmeldung, Warteliste bei vollen Saisons
- KI-Optimizer teilt Gruppen nach Alter, Stärke und Verfügbarkeit ein
- Einbettbar auf der eigenen Vereinswebsite als JS-Widget
- Selbstanmeldung – ältere Jugendliche melden sich eigenständig an, ohne Eltern
Finanzverwaltung
Vom Kassierer bis zum Vorstand – courtpilot bringt die Vereinsfinanzen in Ordnung. Rechnungen erstellen, versenden, bezahlen und als PDF drucken – alles direkt im Browser.
Jede Rechnung ist mit dem Mitgliedskonto verknüpft. Offene Posten werden automatisch verfolgt, überfällige Rechnungen markiert. Ein übersichtlicher Kontenplan nach SKR42 sorgt für ordentliche Buchungen.
- Rechnungen erstellen, versenden (E-Mail) und als PDF drucken
- Bezahlt markieren, stornieren – vollständige Rechnungshistorie
- Automatische Überfälligkeits-Markierung nach konfigurierbaren Fristen
- Kontenplan SKR42 mit 8 vordefinierten Konten
SEPA-Lastschrift
Automatisierter Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift – direkt aus courtpilot heraus. Mandate verwalten, Lastschriftläufe starten, XML-Dateien exportieren und bei der Hausbank einreichen.
Der Lastschrift-Assistent führt Schritt für Schritt durch den Prozess: Quelle wählen (offene Rechnungen, Verträge oder Beitragskategorien), Beträge prüfen, Lauf starten. Rücklastschriften werden automatisch als Gegenbuchung erfasst.
- SEPA-Mandate pro Mitglied mit IBAN, Mandatsreferenz und Gültigkeitsdatum
- Lastschriftlauf-Wizard mit 3 Quellen: Rechnungen, Verträge oder Beiträge
- pain.008-XML-Export – bankenkonform und sofort einreichbar
- Rücklastschriften-Handling mit automatischen Gegenbuchungen
Vertragsverwaltung
Mitgliedschaften, Trainingspläne und Saisonverträge zentral verwalten. Jeder Vertrag hat einen klaren Status – aktiv, pausiert oder gekündigt – und ist direkt mit der Abrechnung verknüpft.
Verträge lassen sich auf Knopfdruck pausieren (z.B. bei Verletzung) oder zum Saisonende kündigen. Die Abrechnungsvorschau zeigt vor der Buchung, welche Beträge anfallen. Dokumente wie unterschriebene Verträge können direkt hochgeladen werden.
- 5 Vertragstypen: Mitgliedschaft, Training, Saisonvertrag und mehr
- Pausieren, kündigen, aktivieren – mit vollständiger Statushistorie
- Abrechnungsvorschau vor dem Buchen – keine Überraschungen
- Dokumenten-Upload für unterschriebene Verträge
E-Mail-Vorlagen
Professionelle E-Mails im eigenen Vereins-Look. Admins gestalten Vorlagen für Rechnungen, Willkommensnachrichten, Erinnerungen und mehr – einmal einrichten, immer wiederverwenden.
Platzhalter wie Mitgliedsname, Betrag oder Datum werden automatisch befüllt. So sieht jede E-Mail persönlich aus, ohne dass sie einzeln geschrieben werden muss. PDF-Rechnungen werden automatisch als Anhang mitgeschickt.
- Frei gestaltbare Vorlagen mit dynamischen Platzhaltern
- PDF-Rechnungen als Anhang – automatisch generiert und versendet
- Vorlagen für jeden Anlass: Rechnung, Willkommen, Erinnerung, Kündigung
anbei deine Rechnung über {{betrag}} für {{leistung}}.
Sportliche Grüße,
Dein TC Musterclub
Audit-Log
Wer hat wann was geändert? Das Audit-Log protokolliert alle wichtigen Admin-Aktionen – für volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Vorstand.
Von Einstellungsänderungen über Rechnungsversand bis zu Mitgliederdaten-Updates: Jede relevante Aktion wird mit Zeitstempel, ausführendem Admin und Details protokolliert. Ideal für Vereinsprüfungen und Vorstandsberichte.
- Protokollierung von Einstellungen, Rechnungen, Zahlungen und Profiländerungen
- Filterbarer Verlauf nach Aktionstyp, Zeitraum und Admin
- DSGVO-konform – Nachweispflicht für Datenverarbeitung erfüllt
KI-Website-Builder
Jeder Tennisclub verdient eine professionelle Website. Mit dem integrierten KI-Website-Builder erstellt der Admin in wenigen Minuten eine ansprechende Vereinswebsite – ohne Programmierkenntnisse.
Aus 4 Design-Vorlagen wählen, das Logo hochladen, die Primärfarbe anpassen – und die KI generiert alle Texte automatisch aus den echten Vereinsdaten: Öffnungszeiten, Trainer, Trainingsangebot, Events. Ein vollwertiger HTML-Editor erlaubt nachträgliche Feinarbeit.
- 4 Design-Vorlagen (Modern, Classic, Sporty, Pilot)
- KI generiert Texte aus Live-Daten (Trainer, Events, Öffnungszeiten)
- HTML-Editor (VS Code-Style) für individuelle Anpassungen
- Seiten & Menüs verwalten, Kontaktformular mit automatischer Weiterleitung
- Öffentlich erreichbar – kein Login für Besucher nötig
Überzeugt?
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